Le quotidien professionnel de millions de français est grandement bouleversé pour ces prochaines semaines. Beaucoup vont devoir s’habituer à travailler loin du confort habituel de son bureau. Pour assurer la continuité de l’activité, le manager doit être acteur de la mise en place et du suivi du télétravail.

Les recommandations suivantes apportent des améliorations notables à l’expérience de télétravail et fournissent de meilleurs résultats, tels qu’une productivité plus élevée, plus d’engagement, un meilleur équilibre travail / vie privée et une meilleure qualité globale du travail. (cliquez-ici pour une infographie sur les bénéfices du télétravail)

 

1) Simplifiez l’organisation

Pour le choix des outils de télétravail, la plupart des entreprises ne pensent pas assez simplicité et convivialité des usages. Si vous souhaitez que votre investissement dans le télétravail porte ses fruits, faites particulièrement attention à ce que vos collègues, de chez eux, puissent facilement utiliser les solutions mises en place : installation et appropriation.  Dans la mesure du possible, accordez une grande importance à des outils simples, directs et « tout simplement efficaces ».  Sinon, vous risquez d’avoir des coûts de support plus élevés et une démotivation au sein de vos équipes. Le temps d’accompagnement des collaborateurs aux nouvelles conditions de travail est indispensable mais ne doit pas trop pénaliser l’avancement de l’activité!

 

2) Créez un environnement de travail sûr et efficace

Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de vérifier toutes les étapes du processus de connexion: de l’accès Internet lui-même à la fourniture de moyens sécurisés pour atteindre et interagir avec les réseaux d’entreprise, les données, les canaux de communication et les applications. Chaque collaborateur confiné à son domicile doit travailler dans une configuration différente : ne présumez pas que tous ont un accès internet fluide surtout dans les zones reculées. Vérifiez aussi que chaque personne a un endroit pour travailler, soyez respectueux de son contexte personnel pour lui permettre d’avoir une transition entre le travail au bureau et à la maison.

 

3) Communiquez sur l’organisation et l’accompagnement

Pour mettre en place cette nouvelle organisation dans ce contexte anxiogène, assurez-vous d’avoir une politique de télétravail précise ainsi qu’une communication bienveillante. Vous aurez peut être besoin d’ un budget supplémentaire, d’une formation et/ou d’un soutien pour garantir le bon fonctionnement du télétravail. Pensez à identifier comment les obtenir rapidement!

Par ailleurs, vous pouvez identifier sur le web les documentations gratuites qui peuvent être utiles: des guides de démarrage rapide, des tutoriels comme ceux utilisés avec les technologies grand public… et organiser des web conférences internes pour partager les savoirs et s’entraider… Charge à vous de veiller à ce que les utilisateurs expérimentés puissent prendre en charge les nouveaux travailleurs à distance, répondre à leurs questions et partager les techniques .

 

4) Définissez les canaux de communication

Le télétravail repose beaucoup sur les communications numériques et en particulier sur les outils modernes de collaboration des employés tels que le chat d’équipe (Slack, Microsoft Teams…), des messageries instantanées (WhatsApp, Telegram…), ainsi que le traditionnel courrier électronique, le téléphone et des outils de visioconférence comme Zoom ou Google Hangouts. Le choix des outils doit se faire selon la familiarité des équipes avec ces outils pour permettre une prise en main rapide.

 

L’idée est de hiérarchiser les moyens de communication une fois qu’ils sont définis.

  • Téléphone : urgent et important
  • SMS ou messagerie : plutôt urgent, mais moins important (pratique pour avertir quelqu’un qu’il a oublié la visioconférence de 15h par exemple)
  • Mail : peu urgent ou complexe
  • Visioconférence : réunion de travail

 

5) Développez des compétences de travail à distance en mode softskills

Il est fondamentalement différent de travailler à distance. Tout le monde est beaucoup moins visible, la collaboration est souvent plus lente , plus difficile en particulier dans la communication avec son équipe, même avec tous les outils numériques en main!
Soignez vos communications informelles, surtout par messagerie. A l’écrit, par exemple, un message où l’on oublierait simplement un « bonjour » pourrait-être vite être perçu comme désagréable. Par ailleurs, pensez à respecter les horaires de travail et le droit à la déconnexion.

 

6) Restez attentif à la santé de vos collègues et à la sécurité des données

Prenez régulièrement des nouvelles du moral de votre équipe. Même si certaines personnes vont découvrir qu’elles supportent très bien la solitude liée au télétravail, d’autres peuvent souffrir de cette situation imposée. Soyez attentifs aux signaux faibles : une personne qui communique moins et qui se met en retrait peut témoigner d’un mal être.
Par ailleurs, même à domicile, les collaborateurs sont sans doute amenés à manipuler des données sensibles de l’entreprise. Il est nécessaire de rappeler que les mêmes règles s’appliquent que celles de l’environnement de travail habituel. Par exemple, rappelez leur de penser à verrouiller l’ordinateur lors des pauses et de ne pas se connecter pas aux Wi-Fi publics…

 

7) Informez-vous de l’organisation de vos collègues

En période de confinement, la frontière entre vie privée et vie professionnelle est beaucoup plus ténue. Tenez-vous au courant des obligations de chacun (garde des enfants notamment) et prévoyez un moyen d’informer votre équipe si vous n’êtes pas disponible. Il est très difficile de savoir à distance si une personne est derrière son bureau au moment où on essaye de la joindre. Un moyen efficace est de proposer que chacun remplisse de manière précise son emploi du temps en précisant dans des agendas partagés les sujets ou dossiers traités ainsi que les plages non disponibles pour contraintes privées.